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| Noticias / Las ventajas de contar con una Intranet |
"La Seguridad en una intranet es fundamental"
Evelyn Ferrada, US3
 US3 es una empresa de diseñadores gráficos, programadores e ingenieros informáticos cuyo objetivo es desarrollar herramientas eficientes y de fácil administración para las empresas. Entre sus principales servicios, se encuentran Intranet, Extranet, webs corporativas y producción multimedia. " La intranet es una herramienta de vital importancia como medio de comunicación. Toda empresa debe tener una expedita comunicación entre los que la componen, ya que la toma de decisiones de una forma ágil afectan a corto y largo plazo los procesos internos de ella. El adecuado manejo de esta información ayudará a los distintos departamentos que la componen a estar al día en informaciones claves y apuntar a una visión común" explica Evelyn Ferrada, una de las creadoras de la empresa.
Aplicaciones: Mediante Intranet, la empresa puede estar en contacto con otras localidades remotas de la empresa en el resto del país y el mundo. A través de esta herramienta, se puede intercomunicar, compartir archivos rápidamente, disminuír grandes volúmenes de cuentas de correo electrónico, ahorrar en tiempo de respuesta ante alguna noticia, etc.
Seguridad:
Si la Intranet de una empresa carece de los controles de acceso adecuados, supone una invitación al borrado accidental o la modificación de documentos, por lo cual la política de seguridad es algo que nunca debe dejarse de lado. Primero debe considerarse la seguridad física de cada ordenador (claves, cerrojos, cerraduras, cifradas,etc.) y después la seguridad electrónica, evitando poner los datos en disposición de personal no autorizado y protegiendo convenientemente las transacciones.
Un Firewall es una estrategia de defensa ideal. Este sistema permite restringir y controlar el tráfico de datos de la Intranet pudiendo anular la acción de los curiosos. Los Firewall limitan la exposición de la red privada con el mundo exterior restringiendo accesos, pueden monitorear toda la actividad hacia la llamadared de redes de forma efectiva, además de ayudar a mantener las políticas de seguridad. Tampoco hay que olvidar la encriptación, la cual proporciona comunicaciones seguras en canales inseguros. Se divide en Clave secreta, donde el emisor y el receptor utilizan la misma clavesecreta; y el Sistema de clave Pública, donde cada usuario podee un par de claves, una secreta y otra pública.
Políticas de Seguridad
La Seguridad de un sistema no sólo está en dependencia de la calidad del software o del hardware que se utiliza: es parte fundamental seguir ciertas recomendaciones que garantizarán la verdadera seguridad de los sistemas. Cualquier política de seguridad debetratar de ser sencilla, fácil de mantenery promover la libertad a través de la confianza en la integridad del sistema.
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 Comunicación interna
Las ventajas de contar con una Intranet
Estar en línea con los empleados, informarse sobre los avances de la empresa, comunicarse con sus miembros son algunos de los beneficios que el uso de la Intranet. Sepa cómo utilizarla.
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet. Son atractivas porque disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a los servicios que necesitan.
Qué se necesita
La Intranet está basada en los estándares y protocolos abiertos desarrollados en Internet. Estos estándares abiertos soportan aplicaciones y servicios como correo electrónico (e-mail), trabajo en grupo (workgroup), servicio de directorio, seguridad, acceso a bases de datos, compartir información y administración de sistemas.
Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de asistencia) y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares. La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar: software de Internet como Netscape, Firefox, Mozilla y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Los programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.
Qué ventajas le puede sacar su empresa
Comunicación ágil: La rápida interacción a nivel de archivos, de compartir documentos, de conocer noticias hace una gran diferencia a la hora de tomar decisiones en forma ágil.
Calidad en información: La importante información almacenada dentro de los servidores de una intranet, permiten tener una idea global de las distintas situaciones a la que la empresa se ve enfrentada, sea inversiones, ventas o nuevos mercados. En la Intranet el usuario encuentra todo lo que necesita, ya que la información se encuentra mucho más organizada y seleccionada. Todo para tener una respuesta rápida ante la necesidad del día.
Ahorro: En documentación y la consiguiente burocracia que conlleva una gran cantidad de documentos almacenados. Ahorro en la impresión de boletines internos, cartas, circulares, envíos de mails masivos, formularios, memos y documentos de importancia para las distintas áreas.
Eficiencia: Una Intranet elimina los métodos de trabajo tradicionales, como reuniones, fax, teléfonos, ya que como todo se encuentra centralizado, todos saben dónde encontrar la información requerida.
Efectividad: Permite que no se dejen asuntos pendientes y que se acaben las excusas de falta de información para llevar a cabo un proyecto cualquiera. Además, cada departamento genera y mantiene su propia documentación así, como los datos que le pertenecen.
Cómo aplicarla
La intranet se configura como una red propia de una organización (o incluso más de una red) que permite acceder a información de la compañía utilizando los protocolos de comunicación propios de la tecnología de Internet, en concreto el protocolo TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) y HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Para instalarla, se requiere determinar y desarrollar la infraestructura necesaria, para lo cual se tiene que ver si se posee de una red basada en protocolo TCP/IP, ya que es el protocolo que se requiere para conectarse a internet. En caso de que no se tenga habrá que implementarlo.
Junto con ello, debe decidirse el tipo de conexión remota que se va a establecer, dependiendo de las necesidades de la organización: determinar las necesidades de seguridad de la organización e implementarlas; seleccionar a un proveedor de servicios de Internet y elegir el hardware y software que se requiere para el funcionamiento de la Intranet, tales como: servidores, buscadores, herramientas de conversión de documentos, bases de datos de documentos y herramientas de autorización de registros.
Para que el objetivo de la Intranet se cumpla, deben ser mantenidas y actualizadas periódicamente sus contenidos, por lo que su empresa debe contar con administrador y/o técnico (webmaster) o un equipo interno que se encargue de estas tareas. Este equipo no solo actuará a nivel técnico, ya que debe tener también un buen conocimiento de la organización y de marketing para por un lado implementar y mantener la intranet y por el otro, fomentar su uso. En definitiva, hacer que la intranet responda a los objetivos que inicialmente se hayan planteado.
Cómo protegerla
A pesar de que una intranet es una red privada a la que tienen acceso grupos bien definidos y limitados, no se encuentra exenta de ataques que pudiesen poner en riesgo la información que maneja, ya que la mayoría de éstos provienen de los propios usuarios. Es por ello que para garantizar la seguridad de la red, su empresa debe:
-Crear políticas de seguridad a nivel corporativo: Las políticas de seguridad son los documentos que describen la forma adecuada de uso de los recursos de un sistema de cómputo, las responsabilidades y derechos tanto de usuarios como de administradores, lo que se va a proteger y de lo que se está tratando de proteger. Las políticas son parte fundamental de cualquier esquema de seguridad eficiente.
-Crear un control de acceso. El objetivo de este procedimiento es establecer unas normas que regulen la gestión de las contraseñas y los privilegios de acceso a los sistemas de información, aplicaciones y datos de la empresa en cuestión. Varias técnicas de seguridad, incluyendo la encriptación, aseguran que las contraseñas se mantienen a salvo. También es necesario exigir que las contraseñas se cambien frecuentemente, que no sean adivinadas fácilmente o se escojan palabras comunes del diccionario, y que no se revelen.
-Implantar medidas técnicas que eviten la propagación de virus por el sistema informático. Para proteger la información corporativa delicada, y para asegurar que delincuentes no amenacen la integridad de los sistemas informáticos y los datos, la empresa deberá implantar todas las medidas a su alcance, como el uso de barreras de seguridad (firewalls) que protegen a una intranet de Internet. Otra medida de fundamental importancia es el uso de programas antivirus, que deben ejecutarse en los terminales individuales dentro de la Intranet.
Aplicaciones prácticas en la empresa
Las intranets pueden tener diversas aplicaciones en las empresas, ya sea para recursos humanos, marketing y ventas, servicio al cliente, finanzas, entre otras. Los departamentos de Recursos Humanos son unos de los más entusiastas desarrolladores de aplicaciones para Intranet, principalmente por las grandes cantidades de procesos basados en papel que pueden ser trasladados a una interfaz web. Algunos ejemplos de contenidos puede aplicar para su empresa en esta área son: agenda del empleado, directorio telefónico/email, información interactiva de beneficios, encuestas, oportunidades de empleo, diagramas organizacionales, boletines, entrenamiento para nuevos empleados y páginas personalizadas para cada empleado.
Los departamentos de finanzas y contabilidad emiten información crucial para la organización. Una Intranet para Contabilidad crea una plataforma centralizada, estándar y abierta para publicar información de este tipo, e incluso se puede pensar en desarrollar un método interactivo para procesar transacciones con otros departamentos, empleados o socios estratégicos. Algunos contenidos en este sentido pueden ser: cuentas por pagar/recibir, nómina, comercio electrónico, reportes financieros, normas y procedimientos, presupuesto, reporte de gastos y viáticos, reporte por unidad y planeación estratégica.
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Santiago, Martes 7 de Febrero 2006
Número 83
Revista Pymes
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